Hilfe zum KAT Cockpit
Ablauf für Werkstatt, Auftragsbearbeitung und Administration mit kurzen Beispielen aus der täglichen Arbeit.
Für Mitarbeiter – Arbeitszeit und Auftrag erfassen
Die tägliche Arbeit läuft über die Zeiterfassung. Zuerst die eigene Personalnummer bzw. den Barcode scannen oder den Mitarbeiter aus der Liste auswählen. Danach die Auftragsnummer eingeben oder mit einem Barcodescanner erfassen.
Wenn noch kein Auftrag läuft, startet die Arbeitszeit sofort. Läuft bereits ein anderer Auftrag, fragt das System nach der tatsächlich gearbeiteten Zeit am bisherigen Auftrag. Beispiel: Der alte Auftrag läuft seit 60 Minuten, tatsächlich wurden aber nur 45 Minuten daran gearbeitet. Dann werden 45 Minuten eingetragen; der alte Auftrag wird damit beendet und der neue Auftrag direkt gestartet.
Material während eines Auftrags erfassen
Material wird nur erfasst, solange ein Auftrag aktiv ist. Die EAN des Artikels scannen oder eingeben, Menge eintragen und die passende Einheit auswählen.
- 5 Liter Öl: EAN vom Ölkanister scannen, Menge „5“, Einheit „Liter“, optional Bemerkung „Motoröl 5W-30“.
- 2 Stück Filter: EAN des Filters scannen, Menge „2“, Einheit „Stück“.
- 1 Rolle Schlauch: EAN scannen, Menge „1“, Einheit „Rolle“.
Damit kann die Auftragsbearbeitung später nachvollziehen, welches Material zu welchem Auftrag gehört.
Sprachmemo und Todos
Bei Besonderheiten kann direkt im Auftrag eine Sprachmemo aufgenommen werden. Das ist sinnvoll, wenn sich ein Sachverhalt schneller erklären als tippen lässt, z. B. „Bauteil war bereits beschädigt“ oder „Kunde möchte das Altteil zurück“. Die Auftragsbearbeitung kann die Aufnahme später beim Auftrag anhören.
Vorbereitete Todos und wichtige Auftragsinformationen sollten vor Arbeitsbeginn geprüft werden. Erledigte Todos werden direkt abgehakt.
Für die Auftragsbearbeitung – Positionen in Facto erfassen
Über die Auftragsübersicht sind alle relevanten Vorgänge sichtbar. Aufträge bleiben dort stehen, wenn sie noch nicht bearbeitet werden, gerade laufen oder noch Positionen nicht in Facto erfasst wurden.
In der Auftragsverwaltung kann gezielt nach offenen Facto-Positionen gefiltert werden. Beim Öffnen eines Auftrags werden Arbeitszeiten, Materialien und Sprachmemos einzeln angezeigt.
Jede Position wird erst dann über die Checkbox bestätigt, wenn genau diese Position in Facto übernommen wurde. Beispiel: Eine Arbeitszeit von 1:20 Stunden und die Materialposition „5 Liter Öl“ sind zwei getrennte Positionen und werden auch getrennt abgehakt. Sprachmemos können vorher direkt angehört werden.
Solange mindestens eine Position noch offen ist, wird der Auftrag weiterhin als „Nicht im Facto erfasst“ geführt.
Nicht in Facto erfasste Aufträge öffnen
Für Administratoren – Aufträge vorbereiten und verwalten
Unter Aufträge können neue Aufträge schon vor Arbeitsbeginn angelegt werden. Dabei können Termin, zuständiger Mitarbeiter, Beschreibung und wichtige Hinweise hinterlegt werden.
Beispiele für wichtige Hinweise sind „Kein Öl wechseln“, „Kunde wünscht defekte Ware zurück“ oder „Vor Reparatur Rücksprache mit Meister“. Diese Hinweise sieht der Mitarbeiter später direkt bei seinem Auftrag.
Im einzelnen Auftrag können zusätzlich Todos angelegt werden, z. B. „Fehlerspeicher auslesen“, „Ölstand prüfen“ und „Kundenrückruf dokumentieren“. Der Mitarbeiter kann diese Arbeitsschritte während des Auftrags abhaken.
Unter Mitarbeiter werden Personalnummern und optionale Barcodes gepflegt. Nicht mehr benötigte Mitarbeiter sollten deaktiviert und nicht gelöscht werden, damit alte Arbeitszeiten erhalten bleiben.
Arbeitszeit korrigieren
Falsche Arbeitszeiten können in einem Auftrag über „Bearbeiten“ korrigiert werden. Ein Bearbeitungsgrund ist Pflicht. Beispiel: „Mitarbeiter hat den Auftrag erst 30 Minuten nach Arbeitsende gestoppt“. Änderungen werden protokolliert.
Statistik und Berichte
Die Statistik zeigt Arbeitszeiten nach Mitarbeiter, Auftrag und Tag. Zeitraum, Mitarbeiter und Auftrag können gefiltert werden.
Unter Berichte lassen sich die Daten als PDF oder CSV herunterladen. PDF ist für einen lesbaren Arbeitsbericht gedacht; CSV eignet sich für Excel und weitere Auswertungen.
Auftragsübersicht
Die Auftragsübersicht ist der gemeinsame Überblick. Ein langsam blinkender Auftrag wird gerade bearbeitet. „Nicht bearbeitet“ bedeutet, dass noch keine Arbeitszeit vorhanden ist. „Nicht im Facto erfasst“ bedeutet, dass mindestens eine abgeschlossene Arbeitszeit, Materialposition oder Sprachmemo noch von der Auftragsbearbeitung übernommen werden muss.
Erweiterungen ab Version 5
Die Auftragsbearbeitung arbeitet mit persönlichen Benutzern. Administratoren können diese unter Benutzer anlegen und deaktivieren. Auftragsbearbeitung und Administrator können Werkstattmitarbeiter verwalten, Aufträge ändern, Arbeitszeiten nachtragen oder korrigieren sowie Material und Notizen berichtigen.
Werkstattmitarbeiter können zu einem laufenden Auftrag Fotos aufnehmen/hochladen. Beim Wechsel auf einen neuen Auftrag können optional ein Foto oder Sprachmemo zum bisherigen Auftrag gespeichert werden.
Der Mehrnutzer-Arbeitsplatz ist für einen gemeinsamen Touch-Bildschirm gedacht. Jeder Mitarbeiter kann dort seinen eigenen Auftrag auswählen und ein- oder ausstechen.
Im Ereignisprotokoll sind Änderungen mit Zeitstempel und Verursacher nachvollziehbar. Die Statistik zeigt zusätzlich die Arbeitszeit je Mitarbeiter für heute, diese Woche und diesen Monat.
Weitere Funktionen
Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig denselben Auftrag bearbeiten. Vor dem parallelen Start wird angezeigt, wer bereits daran arbeitet. Aufträge können pausiert, mit Status wie „Wartet auf Teile“ versehen und mit Vorher-/Nachher-Fotos oder Sprachmemos dokumentiert werden.
Die Auftragsbearbeitung prüft Arbeitszeit, Material und Sprachmemos einzeln in Facto, kann fehlende Daten nachtragen und abgeschlossene Aufträge bei Bedarf mit Begründung erneut eröffnen.
PWA/Offline-Funktionen und automatische Sicherungen unterstützen den täglichen Betrieb auch bei kurzfristigen Verbindungsproblemen.
Zusatzfunktionen & Ampelsystem
Der Administrator kann unter Zusatzfunktionen optionale Bereiche einzeln ein- oder ausschalten. Beim Abschalten bleiben vorhandene Daten erhalten; lediglich die zugehörige Bedienfunktion wird ausgeblendet bzw. gesperrt.
Das Ampelsystem kennzeichnet Auftragsstatus überall einheitlich mit Farbe und Statuspunkt. So sind z. B. laufende, wartende, Facto-offene und abgeschlossene Aufträge schneller zu unterscheiden.
Sprachmemo automatisch als Text
Ist die Funktion aktiviert, versucht KAT Timer bei einer direkten Sprachaufnahme gleichzeitig eine deutsche Spracherkennung im Browser. Erkannter Text wird zusammen mit dem Sprachmemo gespeichert und kann von der Auftragsbearbeitung gelesen oder korrigiert werden. Falls der Browser keine Spracherkennung liefert, bleibt die Audioaufnahme trotzdem erhalten.
Auftrag erfassen
Werkstatt, Auftragsbearbeitung und Administratoren können unter Auftrag erfassen den bisherigen Papier-Auftragszettel digital ausfüllen. Die sichtbare Auftragsnummer wird fortlaufend im Format 10-3135, 10-3136 usw. erzeugt und zusätzlich als Barcode gedruckt.
Der annehmende Werkstattmitarbeiter kann aus der Liste gewählt oder per Mitarbeiterausweis gescannt werden. Der neu erzeugte Auftrag wird bewusst keinem Mitarbeiter zugewiesen.
Fehlerbild und vereinbarte Arbeiten können als Text und optional zusätzlich als Sprachmemo mit der vorhandenen Transkriptionsfunktion dokumentiert werden. Der Kunde unterschreibt direkt im Freihandfeld. Anschließend bleibt der unterschriebene Auftragszettel am Auftrag gespeichert und kann jederzeit erneut geöffnet und gedruckt werden.
Original-PDF der digitalen Auftragsannahme
Mit dem endgültigen Annehmen wird der Auftragszettel eingefroren. KAT Timer erzeugt einen unveränderlichen PDF-Snapshot, speichert dessen SHA256-Prüfsumme und hängt die PDF-Datei direkt bei den Auftragsnotizen an. Eine nachträgliche Bearbeitung des Auftragszettels ist in der Oberfläche nicht möglich.
Das PDF kann im Auftrag über Original-PDF öffnen oder direkt über den Dateianhang in der Notiz-Historie angezeigt und gedruckt werden.
Auftrag erfassen
Ist die Zusatzfunktion aktiviert, können Werkstatt, Auftragsbearbeitung und Administratoren einen neuen digitalen Auftragszettel erfassen. Kunden mit vorhandener Kundennummer werden aus dem Kundenstamm vorbelegt; beim Speichern werden die aktuellen Kundendaten im Kundenstamm übernommen.
Kunden
Auftragsbearbeitung und Administration können Kundendaten anlegen, ändern, löschen und Kunden sperren. Gesperrte Kunden können nicht über die digitale Auftragserfassung angenommen werden.
Scan-PDF per IMAP
Der Administrator kann ein IMAP-Postfach konfigurieren. PDF-Anhänge werden auf der ersten Seite nach der Auftragsnummer bzw. dem Barcode geprüft und bei einem Treffer automatisch als Dateianhang in den Auftragsnotizen abgelegt. Jeder Importversuch wird protokolliert.
Fotos per E-Mail zum Auftrag
Bilddateien können an das für den Scan-Import konfigurierte Postfach gesendet werden. Steht eine vorhandene Auftragsnummer im Betreff der E-Mail, legt KAT Cockpit die Bildanhänge automatisch als Fotos am passenden Auftrag ab. Ohne passende Auftragsnummer im Betreff erfolgt keine automatische Zuordnung.